Den vigtigste forberedelse er at beskrive dit arbejde for den, der har ansvar for it og oplysningerne. Hvilke systemer bruger du, hvilke data skal du tilgå, og kan noget arbejde undværes under rejsen? Først derefter giver det mening at vælge udstyr og adgang. En personlig løsning fra nettet kan være uegnet, selv om den teknisk kan få dig online.
Afklar også virksomhedens tilladelse til at medbringe udstyr og arbejde fra Vietnam. It-sikkerhed er en del af vurderingen, men giver ikke i sig selv ret til at arbejde i landet. Se arbejdsgiveraftalen og arbejde og tilladelse. En godkendt computer og en lovlig arbejdsaktivitet er to forskellige spørgsmål.
Tag det nødvendige udstyr med i en samlet plan
Lav en kort liste over computer, opladere, telefon, hovedtelefoner og de små forbindelser, som dit arbejde faktisk afhænger af. Hvis en skærm eller særlig adgangsnøgle er nødvendig, skal den enten med eller være konkret tilgængelig på stedet. Et lille manglende kabel kan være nok til, at en ellers komplet løsning ikke kan bruges på første arbejdsdag.
Afprøv hele opsætningen uden for kontorets net før afrejse. Tilslut den på samme måde, som du forventer at gøre under rejsen, og prøv et møde samt relevante programmer. Kontroller bagage- og batteriregler hos alle flyoperatører; se pakning med håndbagage. Lad ikke den praktiske transport af udstyret blive undersøgt, efter du står ved gaten.
Opdater og beskyt enhederne før rejsen
Følg virksomhedens procedure for opdateringer, skærmlås og kryptering. En kode beskytter ikke nødvendigvis alle lokalt gemte oplysninger, hvis enheden forsvinder. Få it til at kontrollere, at den aftalte beskyttelse er aktiv, og at du ved, hvordan enheden skal håndteres ved mistanke om tab eller kompromittering.
Undlad at ændre sikkerhedsopsætningen på en arbejdscomputer for at gøre rejsen mere bekvem. Installér kun godkendte programmer og tilbehør. Hvis du får en uventet besked om, at en særlig opdatering er nødvendig for hotellets internet, så få den vurderet gennem den rigtige kanal. Et midlertidigt adgangsproblem er ikke en grund til at acceptere en ukendt installation.
En backup skal kunne gendannes
Sørg for en godkendt kopi af kritisk arbejde, inden du tager af sted. Afklar hvor kopien ligger, hvem der har adgang, og hvordan den kan hentes, hvis computeren forsvinder. En ekstern disk i samme taske som computeren kan gå tabt ved samme hændelse. Den kan være en nyttig kopi, men bør ikke være hele planen.
Prøv at gendanne en ufarlig testfil efter virksomhedens procedure. Synkronisering og backup er ikke nødvendigvis den samme funktion; en sletning kan i nogle løsninger også blive synkroniseret. Du skal kende den faktiske mulighed for at gå tilbage eller få hjælp. Brug ikke en privat sky eller mailkonto til virksomhedens data, medmindre det er udtrykkeligt godkendt.
Login må ikke være afhængigt af én telefon
Flertrinslogin beskytter adgangen, men du skal planlægge brugen under rejsen. Kontroller, om den aftalte løsning virker uden dit normale danske mobilnet, og hvordan du får hjælp, hvis telefonen bortkommer. Gendannelsesmuligheder skal opbevares sikkert og adskilt efter virksomhedens krav, så de ikke både forsvinder og giver en uvedkommende fuld adgang.
Del aldrig en adgangskode eller en engangskode med en udlejer, café eller en person, der hævder at kunne hjælpe med netværket. Ved en uventet loginanmodning skal du undersøge den via en kendt kontakt. Få et direkte it-kontaktpunkt, som du kan bruge, når du befinder dig i Vietnam. Tidsforskellen gør det særlig upraktisk først at lede efter den rette afdeling under et problem.
Offentligt net kræver virksomhedens løsning
Bekræft netnavnet hos stedet, og følg reglerne for fjernadgang. Et wi-fi-net med en adgangskode er ikke automatisk sikkert til alle opgaver. En virksomheds godkendte VPN eller anden adgangsløsning skal være sat op og testet på forhånd. Den skal ikke erstattes af et tilfældigt gratis produkt, fordi en caféforbindelse driller.
Test både hovedforbindelse og reserve med de godkendte systemer. Se internetguiden. Hvis netforholdene ikke passer til en følsom opgave, kan løsningen være et andet arbejdssted eller en ændret arbejdsplan. Sikkerhedskravene skal ikke sænkes for at holde fast i en bestemt udsigt eller en billig caféplads.
Dataadgang fra udlandet kræver en konkret vurdering
Arbejde med personoplysninger skal vurderes af den ansvarlige virksomhed. Adgang fra et tredjeland er ikke i enhver situation automatisk en overførsel til en selvstændig modtager, men databeskyttelseskravene gælder stadig. Roller, systemer, organisatoriske forhold og risici skal undersøges. Du kan ikke bruge én generel artikel som godkendelse af hele din arbejdsopsætning.
Beskriv derfor, om du er ansat i virksomheden, selvstændig leverandør eller arbejder gennem en anden enhed, og hvilke oplysninger du behandler. Lad de ansvarlige tage stilling til de nødvendige foranstaltninger. En VPN ændrer ikke automatisk din rolle eller gør alle juridiske forhold uproblematiske. Gem afgørelsen som en del af rejsens arbejdsaftale.
Skærm og samtaler er også datasikkerhed
Overvej, hvad andre kan se og høre, når du arbejder. Vælg skærmretning og rum efter opgaven, og lås skærmen, når du går fra pladsen. Et headset fjerner ikke din stemme fra rummet. Hvis samtalen kræver fortrolighed, skal et passende privat sted være en del af den planlagte arbejdsydelse.
Se coworking og møderum og arbejde fra café. Undgå at bruge fælles computere til arbejdslogin, hvis det ikke er tilladt, og håndter papir med samme omtanke som digitale filer. En udskrift med personoplysninger bør ikke efterlades ved en fælles printer eller i en almindelig hotelkurv uden den nødvendige procedure.
Pak udstyret efter en rejsedag med flere skift
Under transport skal du kunne holde styr på både computer og telefon, selv når du tager bagage ud af en bil eller går gennem en kontrol. Brug faste pladser i tasken, og gennemgå dem ved hvert skift. Hvis du oplader i et venteområde, skal du kunne tage udstyret med uden at efterlade en telefon i en stikkontakt bag sædet.
Hav et enkelt valg af nødvendigt udstyr undervejs og gem resten forsvarligt. Du behøver ikke åbne alle enheder i et fælles transportområde for at klare en lille opgave. Ved ankomst til en ny bolig bør du finde en passende opbevaring, før du går ud. Et dyrt arbejdssetup bør ikke behandles som en eftertanke mellem indtjekning og første udflugt.
Ved tab: kontakt og begrænsning før improvisation
Gem kontakt til it og relevant ansvarlig uden kun at have den på den enhed, du kan miste. Meld hændelsen hurtigt gennem den aftalte kanal. Virksomheden skal kunne vurdere adgang, data og nødvendige handlinger, mens du søger praktisk hjælp. Hvis enheden har arbejdsdata, er det ikke nok blot at købe en ny computer og fortsætte.
Følg den aftalte procedure for spærring, fjernhåndtering, dokumentation og anmeldelse. Læs tyveri og hjælp for den praktiske rejseside og forsikring ved fjernarbejde for udstyrsdækningen. Gem kvitteringer og nødvendige oplysninger om enheden på en godkendt måde. En forberedt plan gør det muligt at løse hændelsen uden at eksperimentere med nye, usikre adgangsveje under pres.
Ansvarlig redaktør: Terje Moy. Læs om vores redaktionelle arbejde. Har du fundet en fejl? Skriv til redaktionen.
